Персональная база знаний: что это, как и где ее создать

Если у вас сотня открытых вкладок, идеи разбросаны по пяти разным приложениям, а папка «на потом» давно стала черной дырой, прочитайте эту статью. Рассказываем, как организовать хаос в голове и не терять идеи. 

Персональная база знаний: что это такое

Персональная база знаний — это система для хранения, переработки и повторного использования информации, которую вы увидели, услышали или придумали сами. Проще говоря, хорошая база знаний помогает быстрее принимать решения, опираться на данные и воплощать идеи в реальности.

Но это работает, если все сделано правильно.

Как создать личную базу знаний: пошаговая инструкция

Есть много различных методик работы с заметками, вроде Zettelkasten или PARA и Second Brain. Для внедрения «второго мозга» в жизнь достаточно четырех последовательных шагов. 

1. Собрать все в одном месте

Выберите одно место для хранения всей входящей информации. Collabis как раз позволяет объединить в одном пространстве и удобно структурировать все данные, от заметок и файлов до календарей и виджетов. 

Не думайте на первом этапе о том, как идеально распределить все заметки в одном месте. Именно это превращает создание своей персональной базы знаний в пытку. Правило на этом шаге всего одно: все, что кажется полезным, летит в естественном виде сюда, в раздел, условно назовем, «Входящие» .

2. Отфильтровать информацию

Теперь, чтобы получилась система заметок, которой удобно пользоваться на практике, нужен простой алгоритм обработки. 

Регулярно (раз в день или неделю, как вам удобнее) разбирайте «Входящие» и на каждую заметку, ссылку и скриншот задавайте три вопроса:

• В чем суть? 
• К чему это относится?
• Зачем мне это? 

Ответы на эти вопросы помогут четко определить, как упорядочить информацию: 

• Удалить. Так вы будете поступать с половиной сохраненного.
• Переработать. Выделить одну главную мысль и записать ее своими словами как отдельную заметку. 
• Отложить в справочник. Если это чисто справочная информация (чек-лист, шаблон), которую не нужно переосмыслять.

3. Организовать по блокам

Далее переработанную информацию нужно разложить по понятным блокам. Как именно систематизировать заметки, решать вам, но для старта обычно хватает трех блоков:

• Проекты — сюда прикрепляются все заметки, идеи и материалы по вашим текущим рабочим задачам (запуск, статья, курс и т.д.)
• Темы / Области — это место для знаний, которые не привязаны к одному проекту, но полезны в целом для вашей работы или жизни (например, «Путешествия», «Управление», «Здоровье»).
• Архив — все, что было в проектах, но уже завершено.

Самое главное на этом этапе — не создавать сложных структур. Сложность не поможет сделать рабочую систему личных знаний, а просто отнимет у вас мотивацию ее вести. 

Если не можете найти идеальное расположение для заметки или файла — просто расположите их сразу в нескольких местах, где это будет удобно. Мозгу для скорости работы и запоминание нужно как можно больше «путей», а не одна идеальная система.

4. Связать и использовать

Организованные заметки должны жить в контексте. Для этого:

• Связывайте заметки между собой. Если вам или кому-то другому нужно будет заново погрузиться в тему или проект, со связями это будет сделать проще. Также эти связи могут стать основой для новых идей. 
• Жестко привязывайте заметки к действию. Каждая запись в разделе «Проекты» должна быть не просто идеей, а конкретной задачей: что вы делаете с этой информацией и как ее используете? 
• Обновляйте и удаляйте лишнее. Поставьте себе напоминание раз в неделю или раз в месяц. Находите неактуальные или уже некорректные данные и удаляйте. Удаляйте смело и то, что, в итоге, не понадобилось в течение длительного времени. Разгребайте раздел «Входящие», не ждите, пока он накопится и вам будет очень лень фильтровать много новых данных.

Именно регулярные обновления делают базу знаний рабочей. Без постоянного взаимодействия — это снова будет сложный запутанный архив.

Где организовать персональную базу знаний

На самом деле, не принципиально, где хранить всю информацию. Подойдет даже обычный блокнот, если вам привычнее и удобнее писать от руки. Система хранения знаний работает, когда вы ею пользуетесь, вот и все. 

Если вам по душе приложения или онлайн-сервисы, внешний мозг можно организовать в Collabis — пространстве для заметок, где отлично ляжет база знаний для фрилансера, эксперта, самозанятого, ИП, руководителя и др.

Как хранить рабочие знания в Collabis:

1. Все, что пришло в голову, вы помещаете в общий блок «Инбокс».
2. На разборке решаете, что делать с идеями дальше. Например, если нужно прикрепить заметку к проекту, достаточно перетащить ее на нужную доску или @упомянуть проект в тексте.
3. Из любой заметки можно создать задачу, обсуждение или напоминание. Так идея из пассивной записи превращается в активное действие.

Главное преимущество Collabis — короткое расстояние между мыслью и результатом. Вам не нужно переключаться между приложением для заметок и трекером задач. Вы фиксируете мысль там, где потом будете над ней работать, и поэтому с большей вероятностью используете ее.

Заключение

Теперь вы знаете, как структурировать мысли и вести личную базу знаний. Внедрение умных заметок поможет вам:

• освободить голову: больше не придется держать тонны информации в памяти.
• находить нужное за минуты: все идеи и материалы хранятся в одном месте.
• создавать новое: комбинируя старые заметки, вы генерируете уникальный контент и решения.
• доводить дела до конца: потому что идеи не теряются, а сразу превращаются в шаги к целям.

Начните с малого: соберите все в один цифровой мозг, а потом постепенно наводите в нем порядок. Опыт и удобная структура придут со временем.

Попробовать Collabis